Project “Wasstraat” Informatiebeheer in beweging

Opdrachtomschrijving

Project “Wasstraat” Informatiebeheer in beweging Gemeente Nieuwegein     Duur 6 maanden Opties verlenging 3 maal 3 maand(en) Uren per week 0 tot 40 per professional (Afhankelijk van PvA) uur   Start Uiterlijk 1 november 2026 Opleidingsniveau HBO+ Regio Utrecht Einde inschrijfdatum 14 september 2026 09:00 uur

 

Organisatie
Nieuwegein is een jonge, levendige stad met historische accenten. Een complete stad met veel ruimte en groen, uitstekende voorzieningen en moderne woningen. Nieuwegein ligt centraal gelegen en heeft eigen aansluitingen op de doorgaande autowegen A27, A2 en A12 en beschikt over efficiënt openbaar vervoer, waaronder een sneltramverbinding met de buurgemeenten IJsselstein en Utrecht. In deze complete stad ligt voor de Gemeente Nieuwegein ook een taak in het verduurzamen van de stad.

Aanleiding:
Gemeente Nieuwegein werkt aan het verbeteren van haar informatie- en databeheer in de breedste zin van het woord. Dagelijks maakt de gemeente gebruik van grote hoeveelheden informatie en data. Een deel van de oude informatie is weliswaar (digitaal) opgeslagen maar blijkt niet altijd eenvoudig vindbaar, is onvoldoende beheerd en zeker niet altijd voorzien van bewaartermijnen en metadatering. De informatie is versnipperd en bevindt zich vaak nog op oude omgevingen of netwerkschijven. Documenten zijn soms dubbel opgeslagen of bewaard op persoonlijke schijven en omgevingen. Bij medewerkers heerst verwarring over waar informatie zich bevindt of zou moeten bevinden, wat de status ervan is en op welk moment deze moet worden gearchiveerd.

Met het verstrijken van de tijd raken dit soort omgevingen voller en voller. Hierdoor wordt het steeds lastiger om deze oude informatie snel en efficiënt terug te vinden. Naast stijgende beheerkosten neemt daarmee ook het risico toe dat belangrijke informatie over het hoofd wordt gezien, verloren gaat of niet tijdig vernietigd wordt. Om dit risico te beperken en de medewerkers meer houvast te bieden, maar ook als voorbereiding op toekomstige ontwikkelingen, is een gerichte opruimactie onvermijdelijk.

Door verschillende omstandigheden is het in de organisatie lastig gebleken een dergelijke opruimactie helemaal in eigen beheer uit te voeren. Gemeente Nieuwegein zoekt externe ondersteuning voor het begeleiden van haar (acht) afdelingen bij het versneld opschonen, opnieuw ordenen én beheren van hun oude documenten en data volgens een vaste aanpak, een ‘wasstraat’. Deze ondersteuning houdt zowel het formuleren en uitvoeren van een (bewezen) schoningsaanpak in als het begeleiden van de medewerkers tijdens die uitvoering. Het doel is om afdelingsgewijs meer grip te krijgen op de informatie in een nieuwe omgeving zodat deze vanaf dat moment beter vindbaar en beschikbaar is én blijft voor (her)gebruik en samenwerking binnen afdelingen en met andere stakeholders voor zolang dat nodig is. Gemeente Nieuwegein ziet een projectmatige aanpak voor zich. Projectmanagement is daarom onderdeel van de opdracht.

Doel van de opdracht:
Het, volgens een vaste aanpak, begeleiden, ondersteunen en instrueren van alle afdelingen en hun medewerkers om (oude) informatie consequent en consistent op te schonen en, voor nu en in de toekomst, op de juiste locatie op te slaan. Met als resultaten:

• Opgeruimde en beheerde werkomgevingen, waarin alleen actuele en relevante informatie op de juiste plek bewaard blijft voor zolang dat nodig is;
• Niet relevante of verlopen informatie is verwijderd;
• Een professioneel gemanaged project met tijdig gemelde beheersrisico’s;
• Toepasbare en toekomstbestendige werkwijze(n) voor alle medewerkers in de omgang met documenten en informatie. 

Gewenste situatie:

• De wasstraat is in de hele organisatie uitgevoerd en toegepast;
• Oude documenten en data zijn opgeschoond, verwijderd of verplaatst naar een nieuwe omgeving, waar nodig verrijkt met metadata;
• Medewerkers weten waar en hoe ze documenten (met welke metadata) nu én in de toekomst moeten opslaan;
• Documenten zijn beter vindbaar en (her)bruikbaar;
• Alle informatie is voorzien van retentietermijnen;
• Het aantal dubbele en onjuist opgeslagen documenten is geminimaliseerd;
• Teams en afdelingen zijn in staat efficiënter samen te werken door gezamenlijke afspraken, instructies en kennisoverdracht;
• De aandacht voor effectieve samenwerking, archivering en informatieveiligheid is verhoogd.

Werkzaamheden binnen deze opdracht:

• Formuleren standaard schoningsaanpak van oude(re) informatie;
• Dagelijkse projectleiding en -verantwoording (inclusief planning, sturing en rapportage), (Afdelingsgewijs) Uitvoeren schoningsaanpak;
• Inventarisatie en analyse van de huidige document- en dataopslag;
• Identificeren van exoten in de dataopslag;
• Vertaling opslag huidige documenten naar de nieuwe documentopslag en –structuur;
• Opschonen en plaatsen van documenten in een logische structuur;
• Adviseren over structuur, retentietermijnen en metadata;
• Begeleiden van en uitleg geven aan medewerkers tijdens en over de werkwijze;
• Medewerkers coachen bij het bepalen welke informatie en bestanden moeten worden meegenomen naar de omgeving en welke moeten worden verwijderd, gearchiveerd of verplaatst;
• Monitoren en vastleggen van de toepassing van de aanpak en signaleren van beheersrisico’s en verbeterpunten.

Gemeente Nieuwegein verwacht van de externe partij:

• Een voorstel voor een bewezen schoningsaanpak en grove planning om bovengenoemde doelen te bereiken;
• Medewerker(s) om die aanpak samen met de gemeente Nieuwegein uit te voeren;
• Aantoonbare ervaring met het uitvoeren van de aanpak, documentanalyse en documentbeoordeling;
• Aantoonbare ervaring met structureren en ordenen van informatie;
• Dagelijkse leiding van het project;
• Sterke communicatieve vaardigheden, overtuigingskracht en coaching vaardigheden;
• Kennis van gemeentelijke werkprocessen en relevante wet- en regelgeving (informatiebeheer, privacywetgeving en retentietermijnen);
• Kennis van gemeentelijke documentomgevingen, zoals Teams, zaak- en processystemen, Document Managementsystemen;
• Startdatum uiterlijk 1-11-2026;
• Beoogde duur van het project: 9 manden.

Vereisten / knock-outcriteria

Opstellen en aanleveren van een plan van aanpak (op hoofdlijnen) hoe opdrachtnemer de hierboven beschreven opdracht zou realiseren (max. 6 pagina’s);  

De opdrachtnemer is in staat om de benodigde medewerkers, zowel in capaciteit als in expertise, te leveren om de opdracht af te ronden met de gewenste resultaten. Benoem in het plan van aanpak duidelijk het team wat wordt aangeboden inclusief voorwaarden en uurtarief.

De projectleider en de in te zetten professionals hebben minstens 3 soortgelijke opdrachten in de afgelopen 5 jaar uitgevoerd die aantoonbaar vergelijkbaar zijn met de beschreven opdracht van gemeente Nieuwegein, laat dit duidelijk terugkomen in de cv’s van de projectleider en in te zetten professionals. Benoem de referentieprojecten op een aparte pagina in de offerte, benoem hierbij de rol, duur en het behaalde resultaat en referenten die benaderd kunnen worden.

Gunningscriteria (weging)

Het plan van aanpak wordt beoordeeld op de volgende onderdelen: Duidelijkheid in de beschrijving van de aanpak en de fasering om de gewenste situatie te realiseren, duidelijkheid in de beschrijving hoe er draagvlak gecreëerd wordt bij de afdelingen en coaching van de medewerker, duidelijkheid in de beschrijving van welke type professionals worden ingezet, hoeveel, tegen welk uurtarief en eerste ureninschatting, duidelijkheid in de omschrijving van kansen, risico’s en randvoorwaarden die opdrachtnemer ziet om de resultaten wel/niet gerealiseerd te krijgen, de wijze waarop de opdrachtnemer de behaalde voortgang en resultaten borgt, zowel tijdens de opdracht als bij afronding van de opdracht en duidelijkheid in de beschrijving van de referentieprojecten, waarbij specifiek wordt ingegaan op hoe de situatie was voor aanvang van het project, hoe de situatie was na afronding van het project en wat de bijdrage / meerwaarde van de opdrachtnemer was in de realisatie van de resultaten; (75 punten)

1 onderdeel benoemd (10 punten);

2 onderdelen benoemd (20 punten);

3 onderdelen benoemd (30 punten);

4onderdelen benoemd (40 punten);

5 onderdelen benoemd (55 punten);

Alle onderdelen benoemd (75 punten). 

De projectleider belast met de uitvoering van de opdracht heeft aantoonbare ervaring met soortgelijke opdrachten binnen een overheidsorganisatie. Benoem duidelijke referentieprojecten op een aparte pagina in de offerte (25 punten).

Aantoonbare werkervaring op basis van 2 soortgelijke opdrachten (0 punten);

Aantoonbare werkervaring op basis van 3 soortgelijke opdracht (15 punten);

Aantoonbare werkervaring op basis van 4 of meer soortgelijke opdrachten (25 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je/ de door jou aangeboden kandidaat aan de criteria en (competenties) voldoet. Indien informatie niet expliciet in het cv of de toelichting is opgenomen, wordt deze niet meegenomen in de beoordeling.

Competenties

• Projectmanagement  
• Draagvlak creëren  
• Proactief
• Communicatief vaardig