Functioneel beheerder AFAS

Opdrachtomschrijving

Functioneel beheerder AFAS

ZonMw

Duur

12 maanden

Opties verlenging

3 maal 12 maand(en)

Uren per week

24 uur

Start

Z.s.m.

Opleidingsniveau

HBO

Regio

Zuid-Holland

Einde inschrijfdatum

17 september 2026 09:00 uur

Organisatie ZonMw
ZonMw is de Nederlandse organisatie voor gezondheidsonderzoek en zorginnovatie. Wij werken op het snijvlak van onderzoek, beleid en praktijk aan een zo goed mogelijke gezondheid van mensen in Nederland. We stimuleren en financieren onderzoek, ontwikkeling en implementatie. De hoofdopdrachtgevers van ZonMw zijn het ministerie van VWS en de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO). Zie ook onze site www.zonmw.nl. We zijn centraal gelegen in Den Haag, werken in een modern kantoorgebouw en zijn goed bereikbaar met openbaar vervoer.

Opdracht
ZonMw maakt voor haar HR- en salarisadministratie gebruik van AFAS Profit, InSite en HRM Payroll.

ZonMw beschikt intern over functioneel beheerkennis van AFAS. Voor specifieke en complexe vraagstukken is aanvullende specialistische deskundigheid en praktijkervaring vereist die momenteel niet in voldoende mate binnen de organisatie beschikbaar is. Met deze opdracht wordt daarom tijdelijke externe expertise ingekocht om de interne organisatie te ondersteunen bij het verder ontwikkelen, optimaliseren en toekomstbestendig maken van de AFAS-inrichting.

De opdracht is nadrukkelijk gericht op het leveren van specifieke deskundigheid en expertise en niet op het vervullen van een reguliere formatieplaats of het structureel uitvoeren van werkzaamheden die tot de reguliere taken van de interne functioneel beheerders behoren.

Momenteel werven we een tweede intern functioneel beheerder AFAS binnen de afdeling HR. Dat betekent dat op termijn, wanneer deze functie voldoende goed is ingewerkt, de uren voor externe capaciteit zal worden teruggebracht naar gemiddeld 8 uur per week.

In de loop van 2027 zal een (her)aanbesteding worden gestart om de huidige HR tooling opnieuw in de markt uit te vragen, met beoogde live-gang per 1 januari 2029. Dit kan betekenen dat de behoefte aan deze functie komt te vervallen.

Werkzaamheden
Opdrachtnemer zorgt voor een stabiele en actuele AFAS-omgeving door complexe updates, nieuwe functionaliteiten en releases tijdig te analyseren, testen en succesvol te implementeren.

• Releases worden binnen de door AFAS gestelde termijn (doorgaans binnen 4 weken na release) getest en geïmplementeerd, met maximaal 2 implementatie-gerelateerde incidenten per kwartaal.
• Opdrachtnemer zorgt ervoor dat AFAS te allen tijde voldoet aan de geldende cao Rijk, arbeidsrechtelijke, sociale en fiscale wet- en regelgeving, door wijzigingen tijdig en correct te vertalen naar de systeeminrichting. Wetswijzigingen worden binnen 10 werkdagen na publicatie (of vóór ingangsdatum indien eerder bekend) correct doorgevoerd, zonder fouten in salarisverwerking die herstelacties vereisen.
• Opdrachtnemer draagt bij aan een efficiënte en foutbestendige AFAS-inrichting door workflows, formulieren, signaleringen en autorisaties continu te optimaliseren en door te ontwikkelen. Opdrachtnemer moet minimaal 4 verbetervoorstellen per jaar doorvoeren; aantal meldingen/klachten over workflows en autorisaties neemt jaarlijks met 10% af.
• Opdrachtnemer levert een aantoonbare bijdrage aan de kwaliteit van HR- en salarisprocessen door te adviseren over complexe functionele vraagstukken en deze te vertalen naar een efficiënte en toekomstbestendige inrichting. Adviesaanvragen worden binnen 5 werkdagen beantwoord.
• Opdrachtnemer realiseert concrete procesverbeteringen door proactief kansen te signaleren voor standaardisatie en verdere professionalisering van de AFAS-omgeving.
• Opdrachtnemer moet minimaal 3 procesverbetervoorstellen per jaar indienen.
• Opdrachtnemer draagt aantoonbaar bij aan de toekomstbestendigheid van de AFAS-inrichting, zodat deze meegroeit met veranderende wet- en regelgeving en organisatiebehoeften.
• Jaarlijks moet Opdrachtnemer een roadmap/evaluatie opstellen en minimaal 80% van de geplande verbeteracties binnen dat jaar realiseren.
• De specialistische kennis en inzichten moet structureel worden over te dragen. Opdrachtnemer moet minimaal 4 kennisoverdrachtsessies per jaar organiseren.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Minimaal 8 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als functioneel beheerder van AFAS Profit en AFAS InSite;
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar met AFAS HRM Payroll en salarisadministratieprocessen. Benoem duidelijk in het CV waar deze werkervaring is opgedaan;
3. Aantoonbare werkervaring met het implementeren van wijzigingen als gevolg van cao-aanpassingen en arbeidsrechtelijke, sociale en fiscale wet- en regelgeving binnen AFAS. Geef hiervan een duidelijk voorbeeld in het CV;
4. Beschikbaar voor minimaal 24 uur per week en bereid om 1 dag per maand op het kantoor van ZonMw in Den Haag te werken;
5. Leverancier beschikt over gekwalificeerde vaste achtervang, gedurende de gehele opdracht, die minimaal 1 dag per week inzetbaar is en bij afwezigheid van de primaire Functioneel Beheerder AFAS de werkzaamheden zonder verstoring kan overnemen. Benoem dit onderdeel in een aparte toelichting in het CV. Zonder deze toelichting wordt dit criterium niet goedgekeurd;
6. Uurtarief maximaal €130,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werk verkeer, werk-werkverkeer én parkeerkosten. Dit uurtarief is geldig gedurende de gehele duur van de opdracht inclusief verlengingen. Er kan gedurende de opdracht niet geïndexeerd worden.

Selectiecriteria (weging, totaal 100 punten)
7. Aantoonbare werkervaring met procesoptimalisatie en implementatie van AFAS-updates, inclusief het realiseren van verbeteringen in workflows, processen en applicatie-inrichting. Geef hiervan een duidelijk voorbeeld in het CV (40 punten);
8. Aantoonbare werkervaring met managementinformatie en Power BI, waaronder het ontwikkelen van rapportages en dashboards ter ondersteuning van HR, salarisadministratie en management. Geef hiervan een duidelijk voorbeeld in het CV (30 punten);

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je/ de door jou aangeboden kandidaat aan de criteria en (competenties) voldoet. Indien informatie niet expliciet in het cv of de toelichting is opgenomen, wordt deze niet meegenomen in de beoordeling.

Competenties: 

• Analytisch vermogen – kan complexe HR-, salaris- en AFAS-vraagstukken doorgronden, verbanden leggen en structurele verbeteringen identificeren.
• Probleemoplossend vermogen – komt zelfstandig tot praktische en duurzame oplossingen voor functionele en organisatorische vraagstukken.
  ·         Adviesvaardigheid – kan HR, salarisadministratie en management gevraagd en ongevraagd adviseren over inrichting, optimalisatie en wet- en regelgeving.
  ·         Samenwerkingsgerichtheid – werkt effectief samen met interne functioneel beheerders, HR-collega’s, salarisadministratie en andere stakeholders.
  ·         Plannen en organiseren – kan werkzaamheden, wijzigingen, updates en verbetertrajecten gestructureerd plannen en uitvoeren.
  ·         Nauwkeurigheid en kwaliteitsgerichtheid – werkt zorgvuldig, heeft oog voor detail en draagt zorg voor een correcte verwerking van wijzigingen in processen, salarisadministratie en AFAS.