Facilitair Service Coördinator

Opdrachtomschrijving

Organisatie                TNO
Uren per week           40
Contractperiode        z.s.m. - 28/02/2027     
Dienstverband          Detachering

Omschrijving:
Onze facilitaire dienstverlening draagt bij aan veilige, gezonde, inspirerende en goed werkende faciliteiten en werkplekken. Voor onze partners, voor elkaar, voor onszelf en voor TNO. Altijd en overal. De ervaring die je hebt als je TNO binnenloopt of bij ons inlogt staat hierin centraal.

Wij streven ernaar om een 8+ serviceorganisatie te zijn. Elke dag en voor iedereen. Dit doen wij als één team op basis van onze servicebelofte, die we in 4 kernwoorden hebben samengevat:

• Bereikbaar
• Betrokken
• Duidelijk
• Betrouwbaar

Met deze servicebelofte zorgen wij er voor dat collega’s en gasten zich welkom voelen in een veilige en nette omgeving. Dat ze ontzorgd worden en de faciliteiten hebben om dagelijks te kunnen uitblinken. Als mens en als wetenschapper. Omdat dit volgens ons één van de meest noodzakelijke randvoorwaarden voor TNO is om tot baanbrekende innovaties te komen en maatschappelijke impact te maken. En daar ga jij als Facilitair Service Coördinator een cruciale bijdrage aan leveren.

Wat ga je doen?
Als Facilitair Service Coördinator ben je het eerste aanspreekpunt voor alle facilitaire dienstverlening op meerdere locaties van TNO. Het gaat op dit moment om twee locaties, het hoofdkantoor in Den Haag en een locatie in Groningen (die grotendeels van afstand is te coördineren). Je zorgt ervoor dat de facilitaire processen soepel verlopen en dat de klanten tevreden zijn over de geleverde diensten. Je doet dit o.a. door voortgangsgesprekken te voeren met de diverse leveranciers (bijvoorbeeld schoonmaak, catering, receptie). Eventuele afwijkingen in de dienstverlening en/of nieuwe klantwensen pak je in samenspraak met de contractmanager op. Met kennis van de behoefte van de klant op jouw locaties lever je een bijdrage aan het (her)contracteren van diensten en je levert informatie voor leveranciersmanagement.

Je coördineert de operationele facilitaire dienstverlening, zoals het afhandelen van klantvragen, het bewaken van de voortgang en het budget en het registreren van de m2-verdeling ten behoeve van de doorbelasting. Ook heb je een belangrijke coördinerende rol bij verhuisbewegingen op de locatie. Daarnaast geef je functionele sturing aan de facilitair medewerkers op locatie.  Je signaleert trends in verbeterbehoeften bij klanten en koppelt deze terug aan de Sitemanager.

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de beveiliging op de locatie. Je fungeert als Local Security Officer en stelt beveiligingsplannen en procedures op in overleg met de Beleidscoördinator Security. Je geeft voorlichting over beveiliging, meldt incidenten, treedt corrigerend op indien nodig en voert inspectierondes uit.

Je bent een volwaardig gesprekspartner voor de interne klanten (bijvoorbeeld Research Managers) en ondersteunt hen waar nodig in relatie tot de facilitaire dienstverlening. Je fungeert als ogen en oren van de (facilitaire) service organisatie op locatie. Je levert input en/of neemt deel aan (afdeling overstijgende) projecten en draagt zorg voor afstemming met andere TNO locaties inzake eenduidigheid in normatief en processen. Je voelt je eigenaar van de locatie en handelt conform het belang van TNO.

Team
Als Service Coördinator maak je deel uit van Site ICT, Stategy & Policy (ISP), Health & Work (H&W)en Services Organisatie (SO) . De Site is verantwoordelijk voor het leveren van facilitaire diensten, techniek en de lokale security op locaties in Den Haag, Groningen en Leiden. Je werkt nauw samen met je collega’s van techniek, de Servicedesk-Facilities, Contractmanagement, ICT, Huisvesting en Security. Je rapporteert aan de Site Manager.

Wat we bieden

• Een bruto maandsalaris tot €4.800 o.b.v. 40 uur per week (afhankelijk van je kennis en ervaring),
• Een werkgever die divers talent waardeert en stimuleert.
• Volledige vergoeding van openbaar vervoer voor woon-werk/€ 0,23 per km.
• Gezellige activiteiten met je team en andere TNO' ers. Zo leer je snel veel mensen kennen.
• Een uiterst professionele, innovatieve werkomgeving, met topexperts als collega’s.

Wat wij van jou verwachten

• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau, idealiter aangetoond doordat je een relevante HBO opleiding richting facilitair management hebt afgerond; Je hebt kennis van facilitaire werkprocessen;
• Je hebt ervaring in een dienstverlenende functie in een grotere facilitaire regieorganisatie;
• Je hebt affiniteit met techniek en systemen;
• Je bent vaardig in het Nederlands en Engels;
• Je woont in de regio Haaglanden of bent bereid om dagelijks naar onze locaties te gaan;
• Omdat jij verantwoordelijk bent voor meerdere locaties, is het cruciaal dat je jouw processen strak inricht en dat je goed bent in het samenwerken en relatiemanagement met de business. Security. Je rapporteert aan de Site Manager.